maanantai 16. tammikuuta 2012

Viestinnästä erityisesti kysymys

Vaikka organisaation sisäisen viestinnän onnistumisesta voi olla usein ja syystäkin pessimistinen, jopa skeptinen (vrt. edellinen kirjoitus), yrittämästä ei kuitenkaan kannata lakata. Viestinnän onnistuminen on ihan ykkösasia organisaation suuren muutoksen menestyksellisessä läpiviennissä. Tiedonkulku koetaan organisaatiosta riippumatta aina ongelmaksi. Parhaiten viestintä koetaan onnistuneeksi silloin kun jokainen työyhteisössä kokee olevansa viestijä oman tehtävänsä rajoissa ja pyrkii omalla toiminnallaan kehittämään yhteistyötä ja tiedonkulkua.

Olen lyhyen ajan sisällä SAMKissa saanut runsaasti palatutetta nimenomaan tiedonkulun puutteista. Kuten aiemmin on todettu, ongelmassa sinänsä ei ole mitään uutta ja ihmeellistä. Vastaavaa palautetta voisi saada missä tahansa organisaatiossa. Ilmiselvästi tässä asiassa on kuitenkin kehittämisen varaa, joten on syytä paneutua palautteeseen hiukan syvemmälle.

Varmasti kyse on osaltaan organisaatiokulttuurista. Vaikken uskokaan tuntevani SAMKia vielä perinpohjin, olen tunnistanut henkilöstön palautteesta selviä viitteitä siihen, että SAMKissa on tietty vakiintunut tapa toimia. Ja se vakiintunut tapa sisältää kyllä tiedottamisen, mutta ei sisällä avointa keskustelukulttuuria valmisteilla olevista asioista. Vakiintunut tapa hyvässä mielessä tarkoittaa sitä, että hyvistä käytännöistä pidetään kiinni. Huonossa mielessä vakiintunut tapa voi tarkoittaa juuttumista tiettyihin toimintamalleihin, jotka juontuvat vuosikymmenien takaa.

Osaltaan on todennäköisesti kyse myös johtamismallista, joka lähtee lainsäädännössä annetusta tavasta organisoitua. Nykymallissa strategisista päätöksistä päättää ylläpitäjä (osakeyhtiön hallitus) ja sisäisestä hallinnosta ammattikorkeakoulun sisäinen hallitus. Hallitus ylimpänä päätöksiä tekevänä elimenä tarkoittaa sitä, että on kyse kollegiaalisesta päätöksenteosta, jonka päätöksistä yleisesti tiedotetaan vasta kun päätös on valmis eli tehty. Silloin kun päätökseen vaikuttavat eri tahojen intressit, päätös on aidosti auki siihen saakka kunnes intressit on saatu yhteensovitettua ja päätös on kypsä. Usein päätös muuttuu huomattavastikin alkuperäisistä kaavailuista. Juuri tästä syystä keskeneräisestä päätöksestä on tällaisessa mallissa hankala tiedottaa, ilman että puututaan hallituksen suvereniteettiin hahmottaa itse päätöksensä.

Kolmas tekijä palautteen takana voi olla kehittymättömät järjestelmät. On ilmiselvää, että näin hajanaisen organisaation kuin SAMKin organisaatiotasoinen tiedottaminen edellyttää toimivia moderneja järjestelmiä. Intranet toimitettuna sivustona ja toteutettuna sisäisen viestinnän välineeksi on vasta rakenteilla ja avattaneen keväällä. Tässä asiassa SAMK on jälkijunassa useimpiin organisaatioihin verrattuna. SAMKissa on intranet ja sen etusivu toimii ilmoitustauluna, mutta se ei toteuta päivittäisviestinnän tehtävää. Tiedotteet toimitetaan edelleen sähköpostilla.

Organisaation sisäiseen viestintään on ehdolla useita vaihtoehtoisia sosiaalisen median välineitä. En tunne niitä tarkemmin. Podio on ilmeisesti aika kehittynyt. Yammer on jo käytössä SAMKissa, mutta ilmeisesti sitä ei (vielä) hyödynnetä maksimaalisesti. Yammerilla on kymmeniä haastajia, mutta selvää ei ole kuka voittaa.

Intra avaussivuksi kaikille, niin henkilöstölle kuin opiskelijoillekin, on ihan hyvä alku.

2 kommenttia:

  1. Yammer otettiin käyttöön lähinnä kokeilumielessä, koska se vaikutti pikaviestimeksi erittäin käyttökelpoiselta (ja on maksuton). Innokkaiden pioneerien ja suusta suuhun-markkinoinnin ansiosta keskustelu on vilkasta ja mukavan asiallista. Totta, käyttöä voisi vielä lisätäkin mutta luonteeltaan sen olisi pysyttävä epävirallisena.

    VastaaPoista
  2. Suomi valtiona edustaa poliittista järjestelmää, jossa on selviä diktatuurijärjestelmän piirteitä. Näitä ovat esimerkiksi poliittiset virkanimitykset, salainen päätöksenteko, tiedotusvälineiden riippuvuus päättäjistä, tiedotusvälineiden propaganda eli vääristelty tieto, tiedotusvälineiden sensuuri ja tiedon järjestelmällinen pimitys (historian vaietut aiheet, virkamiesten puoluekanta, todellinen päättäjä pimitetään, asioista hyötyjä salataan jne).

    Kunnan jokainen virkamies edustaa jotain puoluetta (sdp, kok, kesk jne), mutta paikallislehti tai muu tiedotusväline, kunta, ammattiliitto tai virkamies itse ei kerro sitä koskaan. Kansalaiset ovat täysin tietämättömiä virkamiesten puoluekannoista, mutta valtapuolueet tietävät asian tarkkaan. Tässä on selvästi kyse salaisesta päätöksenteosta.

    VastaaPoista